Monikanavainen viestintä digitaitojen osaamismerkkien käyttöönotossa

Digitaitojen osaamismerkit otettiin käyttöön DigiHelppi-hankkeessa kolmessa kunnassa syyskuussa 2023. Osaamismerkkien käyttöönottoon haluttiin panostaa monikanavaisella viestinnällä, jotta informaatio olisi lähellä työntekijöitä ja saavutettavissa helposti.

Digitaitojen osaamismerkeillä voi osoittaa jo olemassa olevaa digiosaamista, kehittää omia digitaitoja, ja tehdä digiosaamista näkyväksi.

Hyvä tiedottaminen ja viestintä on tärkeää, jotta henkilöstö saa tasapuolisesti informaatiota osaamismerkkien suorittamisesta ja niihin kuuluvasta ohjeistuksesta.

Osaamismerkkien käyttöönotossa haluttiin ottaa huomioon erilaiset oppijat ja eritasolla digiosaamisessa olevat henkilöt. Jollekin sopii paremmin kirjallinen ohje, kun toinen oppii mieluummin lyhyen videon avulla. Viestintää pyrittiin miettimään kaikilta kanteilta ja kaikkia mahdollisia herääviä kysymyksiä ennakoiden ja ja ajatellen.

Henkilöstölle suunnatussa viestinnässä käytettiin useampaa eri tapaa, yhteneväisesti kolmen kunnan kanssa ja myös yksittäisen kunnan toimintatapoja kunnioittaen. Osaamismerkkien käyttöönoton informointi aloitettiin johtoryhmässä ja työyhteisötoimikunnassa osaamismerkeistä kertovalla esityksellä. Tämän jälkeen esihenkilöitä informoitiin esihenkilöinfoissa. Oli tärkeää viestiä, että esihenkilöillä on iso rooli osaamismerkkien suorittamisen kannalta, koska he voivat motivoida työntekijöitä ja myös järjestellä resursseja merkkien suorittamiseen liittyen. Esihenkilöiden informoinnin jälkeen edettiin henkilöstön tiedottamiseen.

Limingassa järjestettiin osaamismerkkikahvit, jotka olivat vartin mittaiset kahvittelut Teamsin välityksellä. Tilaisuudessa kerrottiin esimerkiksi mitä osaamismerkit tarkoittavat, mitä hyötyjä niistä on, miten niitä pääsee suorittamaan ja miten niitä jaetaan. Kahvien lomassa henkilöstö sai kysyä kysymyksiä. Tilaisuus myös tallennettiin ja jaettiin intraan myöhempää katselua varten.

Limingassa järjestettiin myös uusien työntekijöiden kahvit. Kahvitilaisuudessa kerrottiin myös osaamismerkeistä, ja näin saatiin jo juuri Limingassa aloittaneet työntekijätkin kartalle.

Tyrnävällä osaamismerkeistä kerrottiin henkilöstöinfossa samantyyppisesti kuin Limingassakin. Samoin Tilaisuus tallennettiin ja osallistujilla oli mahdollista esittää kysymyksiä. Tallenne on katsottavissa myöhemmin. Kahden kunnan osalta tehtiin myös omat videot henkilöstöinfoina ja videot jaettiin kunnan intrassa. Lisäksi varmistettiin, että vaikka reaaliajassa oleviin henkilöstöinfoihin ei olisi päässyt, saisi saman tiedon kun muutkin.

Kun osaamismerkkien suorittaminen starttasi kunnolla, koko henkilöstölle lähti perinteinen sähköpostiviesti, missä oli tärkeimmät tiedot merkkien suorittamisesta: mitkä, miten, hyödyt ja mistä löytyvät lisätiedot ja ohjeet. Sähköpostissa oli myös esite, jota pystyi tulostamaan kahvihuoneen pöydälle tai ilmoitustaululle, jotta nekin jotka eivät käytä sähköpostia usein, saisivat tiedon osaamismerkkien suorittamisesta.

Lisäksi koottiin kaikki tieto osaamismerkeistä. kunnan intraan. Intrassa on myös kätevät suorat linkit yksitellen eri osaamismerkkitehtäviin. Näin merkkien suorittaminen on tehty helpoksi käyttäjälle. Intrassa on lisäksi itse tuotetut kirjalliset ohjeet, ohjevideot ja tukimateriaalit merkkien suorittamiseen sekä linkki Osuvat taidot -hankkeessa tuotettuihin ohjevideoihin.

Myös hankkeessa tuotettiin ohjevideoita kirjallisten ohjeiden lisäksi. Videoista pyrittiin tekemään napakoita ja vain kutakin aihetta käsitteleviä. Videot myös tekstitettiin, joten niitä on helppo katsoa, vaikka videota ei pystyisi kuuntelemaan äänen kanssa vaikkapa varhaiskasvatuksessa nukkariajalla. Videoihin on myös puhuttu ohjeistava ääni päälle ja videot ovat kestoltaan noin 1-2 minuuttia.

DigiHelpin työntekijät tukevat digiosaamismerkkien tekemisessä tarvittaessa. Henkilöstöä on informoitu digitaitojen osaamismerkeistä moninaisesti ja eri tavoilla. Henkilöstö on tavoitettu hyvin viestinnällä, sillä osaamismerkkejä on alettu suorittaa. Henkilöstöinfoissa on ollut mukavasti väkeä ja henkilöstöinfojen sekä ohjevideoiden tallenteita on katsottu. Työntekijällä on nyt helppo päästä suorittamaan merkkejä ja hän myös löytää kätevästi tietoa osaamismerkeistä ja voi valita, haluaako katsoa ohjevideoita vai kirjallisia ohjeita, mikäli hän tarvitsee neuvoja merkkien suorittamiseen.

Osaamismerkeistä informointia kehitetään kokoajan, jos huomataan että jotain jäi kertomatta. Samalla kun henkilöstö suorittaa osaamismerkkejä, hankkeessa huomataan erilaisia toimintatapoja digiosaamismerkkien suorittajilta, ja voidaan tarvittaessa luoda ohjetta esimerkiksi miten otetaan kuvankaappaus tai muuta.

Toimialat

Teemat