Digihankintojen prosessin kehittäminen

Limingassa haluttiin lähteä selkeyttämään järjestelmien ja sovellusten hankkimiseen liittyvää prosessia ja yhdenmukaistamaan käytänteitä ja ohjeistuksia. Tavoitteeksi asetettiin, että saadaan tehtyä kuntaan selkeä prosessi digihankintojen tekemiselle sekä määriteltyä eri toimijoiden rooleja. Työn aloittamiseksi pidettiin suunnittelupalaveri, johon osallistui Limingan kunnan tietosuojavastaava, IT-tuen edustaja / tietoturvavastaava sekä hanketiimin väkeä. Ensimmäisessä tapaamisessa hahmoteltiin yhdessä hankintaprosessin eri vaiheita sekä toimijoita, joiden roolia on tarpeen määritellä (mm. esihenkilö / yksikön johtaja, kunnan digikehitysryhmä, IT-palvelut, tietosuojavastaava).

Prosessiin kuvataan eri vaiheet lähtien tarpeen huomaamisesta aina hankintaan ja käyttöönottoon. Lisäksi luodaan tarkistuslistoja ja tukikysymyksiä, jotka auttavat hankinnan tekijää huomioimaan tarpeelliset näkökulmat. Prosessin työstämistä jatketaan DigiHelppi-hankkeen työntekijöiden toimesta yhdessä hahmoteltujen linjojen mukaan, minkä jälkeen kokoonnutaan jälleen isommalla porukalla välitarkasteluun. Lisäksi kehittämiseen otetaan mukaan myös digikehitysryhmä.
Kehittämistyö on vielä kesken, mutta tavoitteena on, että prosessin ja ohjeiden valmistuttua digihankintojen tekeminen on yhtenäisempää, tehokkaampaa ja laadukkaampaa. Valmiit ohjeet on tärkeä jalkauttaa organisaation toimintaan esimerkiksi esihenkilöiden kautta.

Limingassa kehitetyn prosessin materiaali tukee myös muita kuntia omassa kehittämistyössään, kun kaikkea ei tarvitse lähteä miettimään alusta asti, vaan mallia voi lähteä muokkaamaan omaan organisaatioon sopivaksi.

Toimialat

Teemat