19.10.2020
Sivistys- ja hyvinvointipalvelut, Liminka

Henkilökunnan videouutiskatsaus

Käytössä

Tarve ja tavoitteet
Idean henkilökunnan videouutiskatsauksesta syntyi Limingan Palvellen-hankkeen parissa. Hankkeessa kehitetään johtamista ja esimiestyötä. Tavoitteena oli parantaa tiedottamista henkilökunnalle ja samalla lisätä kaikille työntekijöille tietoa laajan palvelualueen ajankohtaisista asioista. Samalla haluttiin myös lisätä johdon näkyvyyttä: sivistysjohtaja toimii uutistenlukijana. Ajatuksena kehittämisessä oli parantaa, tehostaa ja erityisesti tuoda vaihtelua tiedottamiseen. Sähköpostitulvan keskellä moni viesti ja tiedote hukkuu viestitulvaan. Kerran kuukaudessa lähetettävä muutaman minuutin uutiskatsaus on sopiva annos tietoa eri vastuualueilta. Lisäksi aina samaan aikaa kuukaudessa toteutettuna, henkilökunta osaa odottaa videouutisia. Videouutiset löytyvät tallenteina henkilökunnan intranetistä.
Ratkaisu
Etsittiin yhdessä erilainen tiedotustapa. Todettiin, että videokuva on muoto, jota nykyajan ihmiset seuraavat. Mukailtiin tv-uutisten mallia. Rakenteeksi muotoutui kerrottu asia ja siihen liittyvä taustakuva. Kehittämisessä olivat mukana palvelualueen johtaja ja esimiehet. Työskentelyvälineenä oli etätyörumbassa tutuksi käynyt Microsoft Teams-kokousjärjestelmä. Uutiset pidettiin etäkokouksena ja kokoustallenne jaettiin työntekijöille Wilman ja sähköpostin kautta. Uutisten lähettäminen suorana mahdollistaa työntekijöiden kommentoinnin ja kysymykset viestikentässä. Tässä Teams-kokousjärjestelmää hyödynnetään uudella tavalla. Kehittämistyö tehtiin omin voimin virkatyönä eikä kehittämistyö maksanut mitään oman työajan lisäksi. Muutama neuvo saatiin IT-tiimistä.
Tulokset
Johto ja esimiehet tulivat lähemmäksi työntekijöitä. Asiat, jotka mietityttävät työntekijöitä, kuullaan ylimmän johdon kertomina, jolloin tietoon luotetaan ja katkotaan samalla siipiä huhupuheilta, joita helposti liikkuu työntekijöiden parissa virallisen tiedon puuttuessa. Eri yksiköiden ja vastuualueiden työ saa näkyvyyttä. Yhteinen tiedottaminen lisää osallisuuden ja yhteisöllisyyden tuntua palvelualueella. Videokuvan kautta on helpompaa tsempata työntekijöitä, esimerkiksi koronahaasteisiin liittyen. Palvelualueen yhteinen uutiskatsaus vähentää kaikkien esimiesten tiedottamispaineita. Samalla säästetään aikaa. Lisäksi yhdessä pohtiminen auttaa näkemään, mitkä ovat tiedotettavia asioita. Tulokset ja kokemukset jaetaan Limingan esimiesten Palvellen-hankkeen parissa ja Pohjois-Pohjanmaan AVIn sivistysjohtajien verkostotapaamisissa. Uutisten laatua parannetaan ja laajennetaan eri palvelualueille ja konsernijohtoon.
Kehittämiseen ovat osallistuneet

Yhteyshenkilöt

Päivi Mäki
paivi.maki@liminka.fi